KI-Kompetenzpflicht: Was Makler 2025 wissen müssen

Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der EU-KI-Verordnung jedes Unternehmen, das KI nutzt, zu einem "ausreichenden Maß an KI-Kompetenz" bei allen Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten. Die Pflicht gilt auch für Einzelmakler ohne Angestellte, sobald Sie ein KI-Tool wie ChatGPT, eine Bildbearbeitungs-KI oder ein automatisiertes Bewertungstool beruflich einsetzen. Eine Größenausnahme existiert nicht.

Was ist die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4?

Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen (zu denen Sie als Makler gehören, sobald Sie ein KI-Tool einsetzen) ein "ausreichendes Niveau an KI-Kompetenz" bei sich selbst und ihren Mitarbeitenden sicherstellen. Die offizielle Definition aus Artikel 3 Absatz 56 der Verordnung lautet:

"Fähigkeiten, Kenntnisse und Verständnis, die es Anbietern, Betreibern und betroffenen Personen ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken von KI sowie möglicher Schäden bewusst zu werden."

Für den Makleralltag heißt das: Wer KI nutzt, muss verstehen, was das Tool tut, wo es Fehler macht, wann man dem Ergebnis vertrauen darf und wann ein Mensch noch einmal drüber schauen muss. Eine starre Stundenzahl oder ein bestimmtes Zertifikat schreibt das Gesetz bewusst nicht vor.

Die Bundesnetzagentur (zuständig für die Marktüberwachung in Deutschland) hat im Juni 2025 ein Hinweispapier veröffentlicht, das vier Schritte für die Umsetzung empfiehlt:

1. Bedarf ermitteln — welche KI-Systeme nutzen Sie, welche Risiken bergen sie?
2. Maßnahmen passend gestalten — Schulung muss zu Rolle, Vorwissen und Risiko passen
3. Regelmäßig auffrischen — KI-Tools entwickeln sich schnell, einmalige Schulung reicht nicht
4. Dokumentieren — was wurde wann mit wem behandelt

Mehr dazu in unserem Überblicksartikel zum EU AI Act für Makler, der die übrigen Pflichten der KI-Verordnung erklärt.

Gilt die KI-Kompetenzpflicht auch für Einzelmakler?

Ja. Artikel 4 macht keine Ausnahme nach Unternehmensgröße. Sobald Sie als Makler ein KI-System beruflich einsetzen, sind Sie nach der KI-Verordnung "Betreiber" (englisch: deployer) und unterliegen der Kompetenzpflicht. Das gilt für die Ein-Mann-Maklerin in Bayreuth genauso wie für ein zwanzigköpfiges Team in Hamburg.

Der häufigste Irrtum: "Ich habe keine Mitarbeitenden, also habe ich auch keine Schulungspflicht." Falsch. Die Pflicht richtet sich an Sie selbst. Wenn niemand außer Ihnen das Tool nutzt, müssen eben Sie das nötige Wissen mitbringen, und Sie müssen das auch belegen können.

Der zweite Irrtum: "Ich nutze ja eigentlich gar keine KI." Wer eine der folgenden Aktivitäten regelmäßig ausführt, ist Betreiber im Sinne der KI-Verordnung:

• ChatGPT, Copilot, Gemini oder Claude für Exposétexte, E-Mails, Marktanalysen
• KI-gestützte Fotooptimierung (etwa Sky Replacement, Objektentfernung, virtuelles Staging)
• Automatisierte Marktwertschätzungen (Sprengnetter, PriceHubble, On-Geo)
• KI-Funktionen im CRM (onOffice, FLOWFACT, Propstack haben mittlerweile alle welche)
• KI-Übersetzung wie DeepL für Exposés in Fremdsprachen
• Chatbots auf der eigenen Maklerseite

Laut der Bitkom-Studie vom September 2025 nutzen 67 Prozent aller Deutschen ab 16 Jahren regelmäßig generative KI wie ChatGPT, im Vorjahr waren es noch 40 Prozent. Bei den Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten setzen 36 Prozent KI aktiv ein, doppelt so viele wie 2024. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie zur betroffenen Gruppe gehören, ist also hoch.

Welche KI-Tools im Maklerbüro sind betroffen?

Die folgende Tabelle zeigt die typischen KI-Anwendungen im Maklergeschäft und ob die Kompetenzpflicht für sie gilt. Die Antwort lautet fast immer Ja. Spannender ist die Frage, was an Wissen für jedes Tool angemessen ist.

Wichtig: Auch ChatGPT für eine einzige Kunden-E-Mail macht Sie zum Betreiber. Die Verordnung kennt keine Bagatellschwelle. Die Ausnahme für "rein persönliche, nicht-berufliche Tätigkeiten" greift nur im Privatleben, nicht im Maklerbüro.

Wie KI-Fotooptimierung im Detail funktioniert und welche KI-Tools sich für Makler lohnen, haben wir in eigenen Beiträgen zusammengetragen.

Was bedeutet "ausreichendes Niveau" konkret?

Ein "ausreichendes Niveau" an KI-Kompetenz hat das Gesetz bewusst nicht in Stunden, Modulen oder Zertifikaten festgelegt. Stattdessen orientiert es sich an drei Faktoren: der Rolle der Person, dem Risiko des eingesetzten KI-Systems und dem Vorwissen.

Für eine Einzelmaklerin, die ChatGPT für Exposétexte und Immopix für Fotos nutzt, reicht in der Regel ein vier- bis sechsstündiges Grundlagentraining. Für ein fünfköpfiges Team mit eigenem Bewertungstool und KI-gestützter Lead-Qualifizierung sieht der Maßstab anders aus, da hier die Risiken (Diskriminierung bei Lead-Scoring, fehlerhafte Bewertungen) deutlich höher sind.

Was die Bundesnetzagentur in ihrem Hinweispapier als Inhalte einer angemessenen Schulung nennt:

• Was ist KI eigentlich und wie funktioniert sie grob?
• Welche KI-Systeme nutzen wir im Unternehmen und wofür?
• Welche Risiken hat jedes dieser Systeme (Fehler, Verzerrungen, Datenschutz)?
• Was steht in unseren internen Regeln zur KI-Nutzung?
• Wie erkennen wir, wenn die KI Unsinn ausgibt, und was tun wir dann?
• Welche rechtlichen Pflichten gelten (KI-Verordnung, DSGVO, UWG)?

Kurz gesagt: Zum KI-Ingenieur müssen Sie nicht werden. Sie müssen wissen, was Ihr Tool tut, wo es lügt und wann Sie als Mensch eingreifen sollten.

So erfüllen Sie die KI-Kompetenzpflicht in 5 Schritten

Die folgende Checkliste reicht für die meisten kleinen und mittleren Maklerbüros aus. Sie folgt den vier Pfeilern der Bundesnetzagentur, übersetzt in das, was im Maklerbüro tatsächlich anfällt.

1. KI-Inventar aufstellen. Listen Sie alle KI-Tools auf, die Sie und Ihr Team beruflich nutzen, einschließlich der "versteckten" KI in CRM, E-Mail-Programm und Maklerportal. Eine einfache Tabelle mit Tool, Verantwortlicher Person und Einsatzzweck genügt.
2. Risiken einschätzen. Markieren Sie für jedes Tool, ob es Daten an externe Server schickt (DSGVO), ob es kundenbezogene Entscheidungen beeinflusst (Diskriminierungsrisiko), und welche Fehler typisch sind. Eine Stunde Recherche pro Tool reicht meist aus.
3. Schulung wählen. Für Solomakler reicht oft ein Online-Grundkurs (siehe Kostentabelle unten). Bei Teams sollten Sie eine gemeinsame Schulung mit Quiz oder Lernerfolgskontrolle einplanen. Inhalte: das, was die Bundesnetzagentur im Hinweispapier nennt.
4. Umsetzen und dokumentieren. Schreiben Sie eine kurze KI-Nutzungsrichtlinie (zwei Seiten reichen) und legen Sie fest, wer wann geschult wurde. PDF-Ablage genügt, keine teure Software nötig.
5. Jährlich auffrischen. Setzen Sie sich einen Termin im Kalender, um die Liste zu aktualisieren und neue Tools nachzuziehen. KI-Funktionen kommen in CRMs und Office-Programmen ständig dazu.

Nach der Umsetzung sollten Sie auf Anfrage einer Behörde Ihre Tool-Liste, Schulungsnachweise und die interne Richtlinie vorlegen können. Mehr verlangt das Gesetz nicht.

Was kostet die Umsetzung der KI-Kompetenzpflicht?

Die Bandbreite ist groß, weil die Pflicht flexibel ist. Wer auf kostenfreie Angebote setzt und intern dokumentiert, kommt mit unter 300 Euro aus. Wer das volle IHK-Programm bucht, gibt schnell mehrere tausend Euro aus, was für ein Maklerbüro in den allermeisten Fällen weit über das Ziel hinausschießt.

Empfehlenswerte kostenlose Anlaufstellen:

• appliedAI Institute — Grundlagenkurse auf Englisch und Deutsch
• KI-Campus — geförderte deutschsprachige Lernplattform
• Bundesnetzagentur Hinweispapier — die offizielle deutsche Auslegung von Artikel 4
• BNetzA AI Service Desk — Anlaufstelle für konkrete Fragen, ausdrücklich für KMU gedacht

Wer es etwas formaler mag, findet bei vielen IHKs den Lehrgang zum "KI-Manager (IHK)", der allerdings rund 89 Stunden umfasst und ab 2.500 Euro kostet. Für die meisten Makler ist das Overkill.

Was ist der Unterschied zur KI-Kennzeichnungspflicht?

Artikel 4 (Kompetenz) und Artikel 50 (Kennzeichnung) werden oft verwechselt, sind aber zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichen Adressaten und Fristen.

Wer also denkt, mit dem Hinweis "Foto KI-bearbeitet" alles erledigt zu haben, irrt: Das ist Artikel 50. Artikel 4 verlangt zusätzlich, dass Sie selbst und Ihre Mitarbeitenden verstehen, was die KI eigentlich tut. Beide Pflichten gelten parallel.

Die Details zur Kennzeichnung haben wir in einem eigenen Artikel zur KI-Kennzeichnungspflicht mit Entscheidungsmatrix und Muster-Hinweisen ausgearbeitet. Die rechtlichen Grenzen der Bildbearbeitung selbst (was Sie ändern dürfen, was nicht) sind Thema unseres Beitrags zur rechtssicheren Bildbearbeitung.

Was droht bei Verstößen gegen Artikel 4?

Für einen reinen Verstoß gegen die Kompetenzpflicht gibt es kein eigenes Bußgeld. Sie werden also nicht direkt abgemahnt, weil Sie keine Schulung dokumentiert haben. Klingt erstmal entspannt, hat aber einen Haken: Artikel 4 wirkt als "erschwerender Faktor" im allgemeinen Bußgeldrahmen der KI-Verordnung (Artikel 99). Wenn Sie beispielsweise gegen die Kennzeichnungspflicht (Artikel 50) verstoßen oder ein verbotenes KI-System einsetzen, prüft die Behörde im Rahmen der Bußgeldbemessung auch, ob Sie Ihre Mitarbeitenden geschult haben. Fehlende Kompetenznachweise erhöhen das Bußgeld in solchen Fällen merklich.

Die Bußgeldrahmen nach Artikel 99:

• Verbotene KI-Praktiken: bis zu 35 Mio. € oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes
• Hochrisiko-Pflichten und Transparenzregeln (Artikel 50): bis zu 15 Mio. € oder 3 %
• Falsche oder unvollständige Auskunft an Behörden: bis zu 7,5 Mio. € oder 1 %

Für KMU gilt jeweils der niedrigere der beiden Werte, was die Beträge für ein typisches Maklerbüro deutlich relativiert. Trotzdem: Wer eine Abmahnung wegen fehlender Foto-Kennzeichnung kassiert und dann auch noch keine KI-Schulung vorweisen kann, zahlt drauf.

Die aktive Marktüberwachung durch die Bundesnetzagentur startet am 2. August 2026. Bis dahin werden Beschwerden gesammelt und Compliance-Dossiers angelegt. Bisher (Stand April 2026) ist kein deutsches Unternehmen wegen Artikel 4 öffentlich gebüßt worden. Ab August dürfte sich das ändern, weil dann die Behörde ihre Sanktionsbefugnisse voll ausspielen kann.

Digital Omnibus: Wird Artikel 4 noch abgeschwächt?

Im November 2025 hat die EU-Kommission ein "Digital Omnibus"-Paket vorgeschlagen, das unter anderem Artikel 4 von einer verbindlichen Pflicht zu einer bloßen "Empfehlung" abschwächen würde. Der Rat folgte dieser Linie im März 2026, das Europäische Parlament hat die Abschwächung Ende März dagegen abgelehnt und will die Kompetenzpflicht in modifizierter Form beibehalten (Taylor Wessing zur Digital Omnibus).

Die Trilogverhandlungen laufen, eine Einigung wird im Mai oder Juni 2026 erwartet. Bis dahin gilt: Artikel 4 ist geltendes Recht und wird auch durchgesetzt. Auf eine Rettung durch die Omnibus-Reform zu spekulieren, lohnt sich kaum. Eine einfache Umsetzung der Pflicht ist günstig genug, um sie einfach zu erledigen, und tut auch im Fall einer Abschwächung niemandem weh.

Häufige Fragen zur KI-Kompetenzpflicht

Müssen wir wirklich alle Mitarbeitenden schulen oder nur die, die KI nutzen? Nur die, die KI tatsächlich einsetzen. Das Gesetz spricht von Personen, "die im Auftrag" des Betreibers KI-Systeme bedienen. Eine Bürohilfe, die nur Akten ablegt, braucht keine KI-Schulung. Sobald jemand aber ChatGPT für E-Mails nutzt oder ein KI-CRM bedient, gehört diese Person dazu.

Reicht eine bestehende DSGVO-Schulung aus? Nein. DSGVO-Schulungen behandeln Datenschutz, nicht KI-spezifische Risiken wie Halluzinationen oder Verzerrungen. Sie können beide Themen in einer kombinierten Schulung abhandeln, aber Sie müssen nachweisen können, dass die KI-Inhalte tatsächlich vorkamen.

Brauche ich ein offizielles Zertifikat? Nein. Die Verordnung verlangt kein Zertifikat. Sie verlangt einen Nachweis, dass die Schulung stattgefunden hat und inhaltlich angemessen war. Ein interner Vermerk mit Datum, Inhalt und Teilnehmern reicht aus.

Zählt ein YouTube-Tutorial als Schulung? Im Prinzip ja, wenn die Inhalte zu Ihrem Einsatzzweck passen und Sie das Anschauen dokumentieren. Bei einer Behördenprüfung wirkt ein strukturierter Online-Kurs allerdings überzeugender als drei zufällige Videos. Dokumentieren Sie auf jeden Fall, was geschaut wurde und was die Lernziele waren.

Was, wenn ich gar keine KI nutzen will? Dann gilt die Pflicht für Sie nicht. Aber Vorsicht: Auch wer keine "richtige" KI bewusst einsetzt, hat oft schon welche im Einsatz, etwa über die KI-Funktionen im CRM oder im Maklerportal. Prüfen Sie das einmal aktiv durch, statt es einfach anzunehmen.

Fazit: Wenig Aufwand, viel rechtliche Sicherheit

Die KI-Kompetenzpflicht klingt wie eine weitere Bürokratie-Hürde, ist in der Praxis aber überraschend pragmatisch. Wer ein paar Stunden in einen Online-Kurs steckt, eine kurze Richtlinie schreibt und das Ganze sauber ablegt, erfüllt die Pflicht und ist gegen den Großteil der Compliance-Risiken abgesichert. Wer eine Abmahnung kassiert, hatte meist kein Wissensdefizit. Er hat nichts aufgeschrieben.

Am einfachsten fangen Sie mit dem KI-Inventar an: Setzen Sie sich diese Woche eine Stunde hin und listen Sie alle Tools auf, die Sie nutzen. Welche Risiken haben sie? Damit ist die Hälfte der Arbeit schon geschafft. Den Rest erledigen Sie in den nächsten zwei Wochen mit einem kostenlosen Kurs und einer zweiseitigen Richtlinie.

Wer Immopix für die Bildbearbeitung nutzt, hat einen Teil der Compliance-Pflichten übrigens schon abgedeckt: Die maschinenlesbare Kennzeichnung nach Artikel 50 wird automatisch in jedes bearbeitete Foto eingebettet. Der Rest, also Ihre eigene Kompetenz und Dokumentation, bleibt aber Ihre Aufgabe. Dafür reicht der hier beschriebene Weg.