KI-Kompetenz im Maklerbüro: Was Artikel 4 verlangt

Seit dem 2. Februar 2025 enthält Artikel 4 der EU-KI-Verordnung Regeln zur KI-Kompetenz. Die am 24. Juli 2026 veröffentlichte Digital-Omnibus-Verordnung tritt am 27. Juli 2026 in Kraft und fasst Artikel 4 neu: Anbieter und Betreiber müssen Maßnahmen unterstützen, die bei ihren Mitarbeitenden und anderen in ihrem Auftrag handelnden Personen KI-Kompetenz entwickeln. Ein bestimmtes individuelles Kompetenzniveau müssen sie nicht garantieren.

Was ist die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4?

Artikel 4 verlangt angemessene Maßnahmen unter Berücksichtigung von Vorwissen, Erfahrung, Ausbildung und Einsatzkontext. Die Definition der KI-Kompetenz in Artikel 3 Absatz 56 beschreibt:

"Fähigkeiten, Kenntnisse und Verständnis, die es Anbietern, Betreibern und betroffenen Personen ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken von KI sowie möglicher Schäden bewusst zu werden."

Für den Makleralltag heißt das: Personen, die KI nutzen, sollten verstehen, wofür das Tool geeignet ist, wo typische Fehler liegen und wann ein Mensch das Ergebnis prüfen oder verwerfen muss. Eine starre Stundenzahl, Prüfung oder Zertifizierung schreibt das Gesetz nicht vor.

Die Bundesnetzagentur, zuständig für die Marktüberwachung in Deutschland, hat im Juni 2025 ein Hinweispapier dazu veröffentlicht. Es empfiehlt vier Schritte: Bedarf ermitteln, Maßnahmen zu Rolle und Risiko passend gestalten, regelmäßig auffrischen, dokumentieren. Wie das im Maklerbüro konkret aussieht, steht weiter unten in der Checkliste.

Mehr dazu in unserem Überblicksartikel zum EU AI Act für Makler, der die übrigen Pflichten der KI-Verordnung erklärt.

Was bedeutet das für Einzelmakler?

Artikel 4 enthält keine allgemeine Größenausnahme. Wer ein KI-System beruflich unter eigener Verantwortung nutzt, ist regelmäßig Betreiber. Bei einem Einzelunternehmen kann eine kurze eigene Auseinandersetzung mit Einsatzzweck, typischen Fehlern und Prüfregeln genügen; ein Team braucht eine gemeinsame, rollenbezogene Einweisung.

Das Gesetz verlangt keine formale Schulungsbescheinigung. Ein kurzer interner Vermerk macht aber nachvollziehbar, welche Maßnahmen Sie getroffen haben.

Häufig hören wir an dieser Stelle: "Ich nutze ja gar keine KI." Wer eine der folgenden Aktivitäten regelmäßig ausführt, ist trotzdem Betreiber im Sinne der KI-Verordnung:

• ChatGPT, Copilot, Gemini oder Claude für Exposétexte, E-Mails, Marktanalysen
• KI-gestützte Fotooptimierung (etwa Sky Replacement, Objektentfernung, virtuelles Staging)
• Automatisierte Marktwertschätzungen (Sprengnetter, PriceHubble, On-Geo)
• KI-Funktionen im CRM (onOffice, FLOWFACT, Propstack haben mittlerweile alle welche)
• KI-Übersetzung wie DeepL für Exposés in Fremdsprachen
• Chatbots auf der eigenen Maklerseite

Laut der Bitkom-Studie vom September 2025 nutzen 67 Prozent aller Deutschen ab 16 Jahren regelmäßig generative KI wie ChatGPT, im Vorjahr waren es noch 40 Prozent. Bei den Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten setzen 36 Prozent KI aktiv ein, doppelt so viele wie 2024. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie zur betroffenen Gruppe gehören, ist also hoch.

Welche KI-Tools im Maklerbüro sind betroffen?

Bei den typischen Anwendungen im Maklergeschäft greift die Pflicht praktisch durchgehend. Interessanter ist die letzte Spalte: was Sie beim jeweiligen Tool tatsächlich verstanden haben sollten.

Eine Bagatellschwelle nennt die Verordnung nicht: Auch wer ChatGPT nur für eine einzelne Kunden-E-Mail einsetzt, handelt beruflich unter eigener Verantwortung. Die Ausnahme für "rein persönliche, nicht-berufliche Tätigkeiten" greift im Privatleben, nicht im Maklerbüro.

Wie KI-Fotooptimierung im Detail funktioniert und welche KI-Tools sich für Makler lohnen, haben wir in eigenen Beiträgen zusammengetragen.

Was ist eine angemessene Maßnahme?

Artikel 4 nennt keine Stunden, Module oder Zertifikate. Maßgeblich sind Rolle, Einsatzkontext, Vorwissen und die Personen, auf die das System angewendet wird.

Für eine Einzelmaklerin, die ChatGPT für Exposétexte und Immopix für Fotos nutzt, kann eine kurze, dokumentierte Einweisung mit konkreten Prüfregeln angemessen sein. Für ein Team mit Bewertungstool oder KI-gestützter Lead-Qualifizierung braucht es wegen möglicher Fehlbewertungen und Benachteiligungen mehr Tiefe.

Was die Bundesnetzagentur in ihrem Hinweispapier als Inhalte einer angemessenen Schulung nennt:

• Was ist KI eigentlich und wie funktioniert sie grob?
• Welche KI-Systeme nutzen wir im Unternehmen und wofür?
• Welche Risiken hat jedes dieser Systeme (Fehler, Verzerrungen, Datenschutz)?
• Was steht in unseren internen Regeln zur KI-Nutzung?
• Wie erkennen wir, wenn die KI Unsinn ausgibt, und was tun wir dann?
• Welche rechtlichen Pflichten gelten (KI-Verordnung, DSGVO, UWG)?

Zum KI-Ingenieur müssen Sie dafür nicht werden. Sie müssen wissen, was Ihr Tool tut, wo es Unsinn produziert und wann Sie als Mensch eingreifen.

So erfüllen Sie die KI-Kompetenzpflicht in 5 Schritten

Die folgende Checkliste reicht für die meisten kleinen und mittleren Maklerbüros aus. Sie folgt den vier Pfeilern der Bundesnetzagentur, übersetzt in das, was im Maklerbüro tatsächlich anfällt.

1. KI-Inventar aufstellen. Listen Sie alle KI-Tools auf, die Sie und Ihr Team beruflich nutzen, einschließlich der "versteckten" KI in CRM, E-Mail-Programm und Maklerportal. Eine einfache Tabelle mit Tool, Verantwortlicher Person und Einsatzzweck genügt.
2. Risiken einschätzen. Markieren Sie für jedes Tool, ob es Daten an externe Server schickt (DSGVO), ob es kundenbezogene Entscheidungen beeinflusst (Diskriminierungsrisiko), und welche Fehler typisch sind. Eine Stunde Recherche pro Tool reicht meist aus.
3. Passende Maßnahme wählen. Das kann ein kurzer interner Workshop, ein geeigneter Onlinekurs oder eine dokumentierte Selbstunterweisung sein. Entscheidend ist der Bezug zu den tatsächlich genutzten Werkzeugen.
4. Umsetzen und dokumentieren. Schreiben Sie eine kurze KI-Nutzungsregel und halten Sie fest, wer wann zu welchen Themen eingewiesen wurde. Ein einfacher interner Vermerk genügt.
5. Jährlich auffrischen. Setzen Sie sich einen Termin im Kalender, um die Liste zu aktualisieren und neue Tools nachzuziehen. KI-Funktionen kommen in CRMs und Office-Programmen ständig dazu.

Tool-Liste, Einweisungsvermerk und interne Prüfregeln bilden zusammen eine nachvollziehbare Dokumentation. Das Gesetz schreibt dafür kein bestimmtes Format vor.

Was kostet die Umsetzung der KI-Kompetenzpflicht?

Die Bandbreite ist groß, weil die Pflicht flexibel ist. Wer auf kostenfreie Angebote setzt und intern dokumentiert, kommt mit unter 300 Euro aus. Wer das volle IHK-Programm bucht, gibt schnell mehrere tausend Euro aus, was für ein Maklerbüro in den allermeisten Fällen weit über das Ziel hinausschießt.

Empfehlenswerte kostenlose Anlaufstellen:

• appliedAI Institute: Grundlagenkurse auf Englisch und Deutsch
• KI-Campus: geförderte deutschsprachige Lernplattform
• Bundesnetzagentur Hinweispapier: die offizielle deutsche Auslegung von Artikel 4
• BNetzA AI Service Desk: Anlaufstelle für konkrete Fragen, ausdrücklich für KMU gedacht

Wer es formaler mag, findet bei vielen IHKs den Lehrgang zum "KI-Manager (IHK)". Der umfasst rund 89 Stunden und kostet ab 2.500 Euro, was für ein Maklerbüro mit einer Handvoll KI-Tools deutlich mehr ist als die Pflicht verlangt.

Was ist der Unterschied zur KI-Kennzeichnungspflicht?

Artikel 4 (Kompetenz) und Artikel 50 (Kennzeichnung) werden oft verwechselt, sind aber zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichen Adressaten und Fristen.

Ein Hinweis „Foto KI-bearbeitet“ betrifft Artikel 50. Artikel 4 verlangt daneben angemessene interne Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Beide Regeln verfolgen unterschiedliche Ziele.

Die Details zur Kennzeichnung haben wir in einem eigenen Artikel zur KI-Kennzeichnungspflicht mit Entscheidungsmatrix und Muster-Hinweisen ausgearbeitet. Die rechtlichen Grenzen der Bildbearbeitung selbst (was Sie ändern dürfen, was nicht) sind Thema unseres Beitrags zur rechtssicheren Bildbearbeitung.

Was droht bei Verstößen gegen Artikel 4?

Artikel 4 enthält keine eigene feste Bußgeldposition für eine fehlende Schulungsbescheinigung. Behörden können die getroffenen Maßnahmen aber im Rahmen der allgemeinen Aufsicht berücksichtigen. Deshalb ist ein kurzer, wahrheitsgetreuer Nachweis sinnvoller als ein aufwendiges Zertifikatsprogramm.

Was hat der Digital Omnibus geändert?

Die Fassung von Artikel 4, die seit Februar 2025 galt, ließ offen, ob Betreiber ein bestimmtes Kompetenzniveau bei ihren Leuten sicherstellen müssen. Genau diese Frage hat die Digital-Omnibus-Verordnung entschieden: Geschuldet sind Maßnahmen, die KI-Kompetenz entwickeln, nicht ein garantiertes Ergebnis pro Person. Eine formale Lernstandskontrolle schreibt Artikel 4 damit nicht vor. Wie viel Tiefe angemessen ist, bleibt trotzdem eine Frage von Rolle, Vorwissen und Einsatzkontext: Bei begrenzter, risikoarmer Nutzung kann eine nachvollziehbare Einweisung genügen, bei Tools, die in Bewertungen oder Kundenauswahl hineinwirken, eher nicht.

Häufige Fragen zur KI-Kompetenzpflicht

Müssen wir wirklich alle Mitarbeitenden einweisen oder nur die, die KI nutzen? Die Maßnahme sollte sich an die Personen richten, die KI-Systeme bedienen oder deren Ausgaben prüfen. Eine Bürohilfe ohne Berührung mit KI braucht keine allgemeine Pflichtschulung.

Reicht eine bestehende DSGVO-Schulung aus? Eine reine DSGVO-Schulung behandelt typischerweise nicht die Fehlergrenzen der konkret genutzten KI-Systeme. Sie können beide Themen kombinieren, sollten die KI-spezifischen Inhalte aber erkennbar abdecken.

Brauche ich ein offizielles Zertifikat? Nein, die Verordnung verlangt keines. Als Nachweis reicht ein interner Vermerk mit Maßnahme, Datum, Inhalt und Teilnehmenden.

Zählt ein YouTube-Tutorial als Schulung? Das kann Teil der Maßnahme sein, wenn die Inhalte zu Ihrem konkreten Einsatzzweck passen. Halten Sie kurz fest, welches Material genutzt wurde und welche Prüfregeln daraus folgen.

Was, wenn ich gar keine KI nutzen will? Dann gilt die Pflicht für Sie nicht. Aber Vorsicht: Auch wer keine "richtige" KI bewusst einsetzt, hat oft schon welche im Einsatz, etwa über die KI-Funktionen im CRM oder im Maklerportal. Prüfen Sie das einmal aktiv durch, statt es einfach anzunehmen.

Wo Sie anfangen

Beim KI-Inventar. Welche Tools nutzen Sie, wofür, wer prüft die Ergebnisse und welche Fehler dürfen nie in ein Inserat gelangen? Wenn diese vier Fragen beantwortet sind, schreiben sich die Einweisung und die interne Regel fast von selbst, und Sie haben die Dokumentation gleich mit erledigt.

Neue KI-bearbeitete JPEGs von Immopix enthalten C2PA Content Credentials und zusätzliche EXIF-Angaben. Damit lässt sich die KI-Bearbeitung in der Datei erkennen, solange Portale oder Bildprogramme die Angaben nicht entfernen. Öffentliche Prüfdienste stufen unseren eigenen Aussteller derzeit nicht als vertrauenswürdig ein. Die Pflichten nach Artikel 50 sind damit nicht automatisch erfüllt. Ihre eigene Kompetenz, Prüfung, sichtbare Kennzeichnung und Dokumentation bleiben Ihre Aufgabe.